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プロジェクトを加速させる、会議スタイル

弊社は、プロジェクトを進める上で、3つの会議スタイルを確立しています。

主観的、客観的に現状を把握し、スピーディな意識合わせとお互いに言い合える環境を作り、お客様の求める成果物をつくるための、プロジェクト運営をしています。

その時々で、必要なものを増やし、不必要なものを減らすことはあるとして、基本的には、「ノーミングセッション」「チェックポイント」「サンセットミーティング」の3つの会議を行なっています。

 

一気に目的意識を統一させる、「ノーミングセッション」

成果を出すためには、発達段階があります。

  • フォーミング

チームの共通目標や個人の役割が明確になっていない状態を指し、コミュニケーションや顔を合わせる数が求められます。

  • ストーミング

目的・目標に対する意見、具体的な業務の進め方について対立が生まれる状態を指し、お互いの仕事や人間性を理解することが求められます。

  • ノーミング

チームの目指すべき目的や、各メンバーの役割や特徴が共有され、統一感が生まれはじめている状態で、相互に助け合える、メンバー間の深いコミュニケーションが求められます。

  • パフォーミング

結束力や連動性が生まれ、相互にサポートができるようになる状態で、チームとして最もパフォーマンスを発揮できる状態で、以後、メンバーの自立を促していきます。

これらの発達段階で、フォーミングとストーミング を短くして、「ノーミング」に一気にもっていくことで立ち上げをスムーズにします。

ノーミングセッションでは、自身の期待値と相手からの期待値を交換し、なりたいチームの状態や、今困っていることや助けてほしいことを共有します。さらに、役割分担や協調が生まれ、グランドルールを作ります。

 

認識の一致やズレを理解する、「チェックポイント」

毎週末に、今週の残タスクや実績、来週のタスクを確認し、意識、作業を擦り合わせます。

自己開示を広げるために、プロジェクト中に事実や行動に対して、フィードバックを活用しています。自分と相手の認識のズレを理解し、ズレの原因を探り、相手の認識を受け入れていきます。そうすることで、自分の認識と相手の認識が一致していきます。

 

振り返って改善していく、「サンセットミーティング」

プロジェクトのクローズ、一ヶ月の最後などに行う振り返りミーティングで、1人ひとりに、全員からフィードバックを行います。良かったことや改善点を、次に繋げていくための視点で言い合い、自身の行動がプロジェクトにどのように効果的であったか、1ヶ月の働きは全体にどのような影響を与えているのかを自身で知ることができます。

 

これらの会議によって、自分にとって当たり前になっていたことが、周りから見ると当たり前でないことがあることに気づかされます。また、「慣れないリモートワーク で時間配分がうまくいかない」という意見から、時間配分のうまい人からリフレッシュ方法含めて知恵を頂くなど、話すことで改善と工夫が生まれます。

お互いが時間を共有する会議の場が、より意味のあるものになるためには、会議の進め方や目的意識、お互いを理解するコミュニケーションが重要だと思います。

弊社の経験が、みなさまのお役に立てたら幸いです。

 

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